Legal

Aviso de privacidad integral

Última actualización: [FECHA DE ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN] · Versión 1.0

PRIMERA. Identidad y domicilio del responsable

[RAZÓN SOCIAL O NOMBRE DEL RESPONSABLE], quien opera bajo el nombre comercial [NOMBRE COMERCIAL] (en adelante, «QUMA»), con Registro Federal de Contribuyentes [RFC] y domicilio en [DOMICILIO FISCAL COMPLETO], es el responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en el presente aviso, en términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y su normativa derivada.¹

Para cualquier asunto relacionado con la protección de datos personales, QUMA ha designado a [NOMBRE DEL RESPONSABLE DE DATOS PERSONALES], con quien podrá comunicarse en el correo electrónico [CORREO DE PRIVACIDAD] o al teléfono [TELÉFONO DE CONTACTO].

SEGUNDA. Doble carácter de QUMA: responsable y encargado

Es indispensable que el titular distinga dos supuestos, porque de ello dependen sus derechos y a quién debe dirigirse:

1. QUMA como responsable. Respecto de los datos personales de las personas que contactan a QUMA por su sitio web, de los representantes y usuarios de las empresas que contratan la plataforma, y de los datos de facturación y cobranza de dichas empresas, QUMA decide las finalidades del tratamiento y actúa como responsable. El presente aviso rige ese tratamiento.
2. QUMA como encargado. Respecto de la información que las empresas clientes cargan y generan dentro de la plataforma —datos de sus propios clientes, proveedores y empleados— QUMA actúa únicamente como encargado: trata esos datos por cuenta y bajo las instrucciones documentadas de la empresa cliente, la cual es el responsable frente a esos titulares. En ese supuesto, el titular debe ejercer sus derechos ante la empresa que capturó su información y conforme al aviso de privacidad que esa empresa haya publicado. QUMA no utiliza esa información para fines propios ni la comercializa.

TERCERA. Qué es QUMA

QUMA es una plataforma informática en la nube (software como servicio) de administración empresarial dirigida a pequeñas y medianas empresas mexicanas. Comprende módulos de facturación electrónica conforme al Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) versión 4.0, cotizaciones, gastos, tesorería, contabilidad, nómina, inventario y compras. Cada empresa cliente opera dentro de un espacio de información aislado del de las demás.

CUARTA. Datos personales que se recaban

QUMA recaba y trata las siguientes categorías de datos personales:

Datos financieros y patrimoniales. Los datos bancarios y patrimoniales requieren consentimiento expreso del titular conforme a la ley. Tratándose de la información cargada por la empresa cliente, esta manifiesta y garantiza a QUMA haber obtenido dicho consentimiento.

Datos sensibles. QUMA no solicita ni requiere datos personales sensibles —entendidos como los relativos a origen racial o étnico, estado de salud, información genética, creencias religiosas, filosóficas o morales, afiliación sindical, opiniones políticas o preferencia sexual— para la prestación de sus servicios. La empresa cliente se obliga a abstenerse de cargarlos en la plataforma; si lo hiciera, lo hará bajo su exclusiva responsabilidad.

Datos de menores de edad. QUMA no está dirigida a menores de edad ni recaba conscientemente sus datos personales.

QUINTA. Cómo se obtienen los datos

• De manera directa y personal, cuando el titular llena el formulario de contacto del sitio web [SITIO WEB], solicita una demostración, acepta una invitación para crear su cuenta de usuario o se comunica con el área de soporte.
• De manera indirecta, cuando la empresa cliente carga o genera información de sus clientes, proveedores o empleados dentro de la plataforma. En este supuesto QUMA actúa como encargado conforme a la cláusula SEGUNDA.
• De manera automática, mediante tecnologías de rastreo, conforme a la cláusula DÉCIMA PRIMERA.

SEXTA. Finalidades primarias

Las siguientes finalidades son necesarias para la existencia y cumplimiento de la relación jurídica; sin ellas QUMA no puede prestar el servicio:

1. Crear, administrar, autenticar y dar de baja cuentas de usuario y de empresa dentro de la plataforma.
2. Prestar los servicios contratados: emisión y timbrado de comprobantes fiscales digitales, cotizaciones, registro de gastos y compras, tesorería, generación de pólizas y reportes contables, cálculo y dispersión de nómina, control de inventario y órdenes de compra.
3. Controlar el acceso mediante roles y permisos, y registrar en la bitácora de auditoría las operaciones realizadas por cada usuario.
4. Brindar soporte técnico, atender incidencias y dar mantenimiento correctivo y evolutivo a la plataforma.
5. Realizar respaldos de la información y ejecutar los procedimientos de continuidad y recuperación.
6. Facturar y cobrar la contraprestación del servicio, y cumplir obligaciones fiscales y contables propias de QUMA.
7. Enviar comunicaciones operativas indispensables: avisos de seguridad, cambios en el servicio, ventanas de mantenimiento, vencimientos de suscripción y notificaciones del sistema.
8. Atender requerimientos de autoridad competente y cumplir obligaciones legales aplicables.
9. Prevenir, detectar e investigar fraudes, accesos no autorizados y usos indebidos de la plataforma.
10. Responder solicitudes de información y cotización recibidas por el formulario de contacto del sitio web.

SÉPTIMA. Finalidades secundarias

Las siguientes finalidades no son necesarias para la relación jurídica, y el titular puede oponerse a ellas sin que ello afecte la prestación del servicio:

1. Enviar información comercial, promocional y publicitaria sobre nuevos módulos, planes y servicios de QUMA.
2. Invitar a seminarios, capacitaciones, encuestas de satisfacción y estudios de usabilidad.
3. Elaborar estadísticas, métricas de uso e información agregada y anonimizada —sin posibilidad de identificar a persona alguna ni a empresa alguna— para mejorar la plataforma y desarrollar nuevas funcionalidades.
4. Utilizar el nombre comercial y logotipo de la empresa cliente como referencia comercial, previo consentimiento expreso y por escrito de esta.

Cómo oponerse. El titular puede manifestar su negativa a estas finalidades secundarias en el momento en que se recaban sus datos, o en cualquier momento posterior, enviando un correo electrónico a [CORREO DE PRIVACIDAD] con el asunto «Negativa a finalidades secundarias», indicando su nombre completo y el correo electrónico con el que está registrado. La negativa surte efectos en un plazo máximo de cinco días hábiles y no es motivo para negar o condicionar el servicio.

OCTAVA. Transferencias y remisiones de datos personales

QUMA no vende, cede ni comercializa datos personales.

8.1 Remisiones a proveedores (encargados de QUMA)

Para operar la plataforma, QUMA se apoya en los siguientes proveedores de infraestructura, que tratan los datos exclusivamente por instrucción de QUMA y no para fines propios. Estas comunicaciones constituyen remisiones y no requieren el consentimiento del titular:

8.2 Transferencia internacional de datos

El titular queda expresamente enterado de que sus datos personales se almacenan y procesan en servidores ubicados en los Estados Unidos de América, país cuyo régimen de protección de datos personales difiere del mexicano. Esta transferencia internacional es necesaria e indispensable para el cumplimiento de la relación jurídica y para la prestación misma del servicio contratado.

QUMA mantiene celebrados con dichos proveedores los acuerdos de tratamiento de datos que estos ofrecen, mediante los cuales se obligan a mantener medidas de seguridad y confidencialidad equivalentes a las previstas en este aviso.

8.3 Transferencias a terceros

QUMA podrá transferir datos personales, sin requerir el consentimiento del titular, en los supuestos que la ley permite, entre ellos:

Cualquier transferencia distinta de las anteriores requerirá el consentimiento previo del titular.

NOVENA. Derechos ARCO y su ejercicio

El titular, o su representante legal debidamente acreditado, tiene derecho a:

• Acceder a sus datos personales y conocer las condiciones de su tratamiento.
• Rectificar los datos que resulten inexactos, incompletos o desactualizados.
• Cancelar sus datos cuando considere que no se requieren para alguna de las finalidades señaladas, se hayan tratado en contravención a la ley, o haya terminado la relación jurídica.
• Oponerse al tratamiento de sus datos para fines específicos, o a que sus datos se usen para la toma de decisiones automatizadas.

9.1 Procedimiento

La solicitud debe enviarse al correo electrónico [CORREO DE PRIVACIDAD] con el asunto «Solicitud de derechos ARCO», y debe contener:

1. Nombre completo del titular y correo electrónico o domicilio para recibir la respuesta.
2. Copia digitalizada de una identificación oficial vigente del titular (credencial para votar, pasaporte, cédula profesional o licencia de conducir). Si actúa un representante, además, copia del instrumento que acredite la representación y de su identificación oficial.
3. Descripción clara y precisa de los datos personales sobre los que se busca ejercer el derecho y del derecho que se pretende ejercer.
4. Cualquier elemento o documento que facilite la localización de los datos.
5. Tratándose de rectificación, la corrección solicitada y la documentación que la sustente.

9.2 Plazos

Los plazos anteriores corresponden a los previstos por la legislación de protección de datos personales y podrán ampliarse en los casos que la propia ley autoriza, lo que se notificará al titular de manera justificada.¹

El ejercicio de los derechos ARCO es gratuito; únicamente deberán cubrirse los gastos justificados de envío o de reproducción en copias u otros formatos, en su caso.

9.3 Limitaciones

QUMA podrá negar total o parcialmente el acceso, rectificación, cancelación u oposición cuando el solicitante no sea el titular o no acredite la representación; cuando los datos no obren en su base de datos; cuando se lesionen derechos de un tercero; cuando exista impedimento legal o resolución de autoridad; cuando la rectificación, cancelación u oposición haya sido previamente realizada; o cuando deba conservar la información por disposición legal, señaladamente la obligación de conservar la contabilidad y los comprobantes fiscales por cinco años prevista en el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación.

Cuando la solicitud se refiera a información cargada por una empresa cliente, QUMA la canalizará a dicha empresa —que es el responsable— dentro de los cinco días hábiles siguientes, y lo hará del conocimiento del titular.

DÉCIMA. Revocación del consentimiento

El titular puede revocar en cualquier momento el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales, mediante el mismo procedimiento y requisitos señalados en la cláusula NOVENA, indicando en el asunto «Revocación del consentimiento».

La revocación no tiene efectos retroactivos y no procederá cuando el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal a cargo de QUMA o para el cumplimiento de la relación jurídica vigente. El titular reconoce que la revocación del consentimiento respecto de los datos indispensables puede tener como consecuencia la imposibilidad de continuar prestando el servicio y, en su caso, la terminación de la relación contractual.

DÉCIMA PRIMERA. Cookies y tecnologías de rastreo

El sitio web y la plataforma de QUMA utilizan cookies, almacenamiento local del navegador y tecnologías similares, con los siguientes fines:

Los datos que pueden obtenerse por estos medios incluyen dirección de protocolo de internet, tipo y versión de navegador, sistema operativo, fecha y hora de acceso y páginas visitadas.

El titular puede deshabilitar o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador. La desactivación de las cookies estrictamente necesarias impedirá el uso de la plataforma.

QUMA no realiza perfilamiento publicitario ni comparte información de navegación con redes publicitarias de terceros.

DÉCIMA SEGUNDA. Medidas de seguridad

QUMA ha implementado medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizado, entre ellas:

1. Aislamiento de la información de cada empresa a nivel de base de datos mediante seguridad a nivel de renglón (Row Level Security) forzada, de modo que la propia base de datos impide que una empresa acceda a información de otra.
2. Control de accesos por rol y permiso, con separación de funciones (propietario, administrador, contador, vendedor, comprador, tesorero, auditor, almacén, nóminas y roles configurables por la empresa cliente).
3. Bitácora de auditoría inmutable: cada alta, modificación, cancelación y baja queda registrada con el usuario que la ejecutó, los valores anteriores y nuevos y la fecha y hora; los registros no pueden editarse ni eliminarse.
4. Acceso únicamente por invitación: no existe registro público de cuentas.
5. Cifrado de la información en tránsito mediante protocolos HTTPS/TLS y en reposo mediante el cifrado de disco del proveedor de infraestructura.
6. Respaldos automáticos periódicos de la base de datos.
7. Resguardo de contraseñas y llaves de acceso fuera del código fuente, en variables de entorno cifradas.
8. Cierre de periodos contables, que impide la alteración de información de periodos ya cerrados.

Ningún sistema es absolutamente inviolable. En caso de que ocurra una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa los derechos patrimoniales o morales de los titulares, QUMA lo informará sin dilación a los responsables y titulares que corresponda, para que estos puedan tomar las medidas que estimen pertinentes.

DÉCIMA TERCERA. Plazo de conservación

Los datos personales se conservan mientras subsista la relación jurídica y, terminada esta, por el plazo necesario para atender responsabilidades derivadas del contrato. Los datos operativos de la plataforma se suprimen en el plazo pactado en el contrato de servicios respectivo. La información que constituya contabilidad o comprobante fiscal se conserva por cinco años, conforme al artículo 30 del Código Fiscal de la Federación. Concluidos dichos plazos, la información se suprime, bloquea o anonimiza de manera segura.

DÉCIMA CUARTA. Cambios al aviso de privacidad

QUMA se reserva el derecho de modificar el presente aviso para atender reformas legislativas, criterios de la autoridad competente, cambios en su modelo de negocio o en sus prácticas de privacidad.

Las modificaciones se pondrán a disposición del titular mediante su publicación en [SITIO WEB], indicando la fecha de última actualización, y —tratándose de cambios sustanciales en las finalidades o en las transferencias— mediante aviso al correo electrónico registrado, con al menos quince días naturales de anticipación a su entrada en vigor. El uso continuado de la plataforma después de esa fecha se entenderá como conocimiento del aviso vigente.

Se recomienda al titular consultar periódicamente esta página.

DÉCIMA QUINTA. Autoridad en materia de protección de datos

Si el titular considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido lesionado, o presume la existencia de una violación a las disposiciones aplicables, podrá presentar su inconformidad ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales en posesión de los particulares.¹

DÉCIMA SEXTA. Consentimiento

El titular manifiesta que ha leído, entendido y acordado los términos del presente aviso de privacidad, y otorga su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en los términos aquí descritos, mediante cualquiera de los siguientes actos: la aceptación expresa en la casilla correspondiente al momento del registro o del envío de un formulario; la firma del contrato de prestación de servicios; o el uso de la plataforma.

Tratándose de datos financieros y patrimoniales, el consentimiento debe ser expreso y se recaba en el formulario o contrato correspondiente.

DÉCIMA SÉPTIMA. Ley aplicable

El presente aviso se rige por la legislación mexicana en materia de protección de datos personales en posesión de los particulares. Para la interpretación de este aviso, las partes se someten a la jurisdicción de los tribunales competentes de [CIUDAD Y ESTADO].

Fecha de emisión y última actualización: [FECHA DE ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN] · Versión 1.0